Le top 10 des bonnes pratiques pour manager à distance

Date de publication :

3/3/2022

Quelles sont plus précisément les compétences managériales nécessaires pour diriger des équipes à distance ? Conduire une équipe dans un contexte distanciel nécessite d’adopter un mode de management particulier, notamment une posture de manager-coach.

Dans cet article vous trouverez le top 10 des bonnes pratiques pour manager ses équipes à distance, issues du livre “Les 130 règles d’or pour mieux collaborer à distance”, d’Alexia de Bernardy, Présidente de laWEbox (livre édité chez Marabout - Groupe Hachette)

Les 10 règles d’or présentées dans cet article ont une résonance universelle, elles sont notamment applicables dans toute gestion de projet à distance.  Ces clés du management sont 10 points de progrès les plus fréquemment nécessaires lorsque l’on travaille à distance. Ce sont des règles pratiques, concrètes et pragmatiques pour manager efficacement.

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1 - Manager à distance : les icebreakers pour animer et motiver   


Quand on parle de gestion d’équipe, la première règle d’or est de démarrer ses réunions par des icebreakers. L'objectif est de briser la glace et favoriser l’esprit d’équipe. Cela instaure un climat favorable à l’échange car chaque membre de l’équipe est impliqué avant même de commencer à traiter des sujets opérationnels du jour. L'idée n'est pas de créer un pur moment de divertissement, mais de se demander "quelle est la question, le tour de table qui va fédérer et permettre à chaque collaborateur de se sentir présent”. Néanmoins, il est important d’adapter son style d’icebreakers à sa façon de manager et aux profils présents dans son équipe. Le but est que chacun sache que sa présence fait sens.

D'ailleurs, il existe un volet complet d'icebreakers sur laWEroom. 


2 - Le feedback pour manager à distance et devenir un manager performant

La seconde bonne pratique est d'aller chercher la proximité avec les équipes, d’aller chercher les avis, d'aller chercher ce que pensent ses équipes lors d’écoutes actives et surtout de donner son feed-back. Ce qu’il faut retenir c’est qu’en l’absence feedback des collègues, il est impossible de savoir si les messages sont passés, si les objectifs et doutes ont été clarifiés et si les collaborateurs adhèrent au plan d’action décidé. Il est donc impératif de se positionner en manager de proximité pour aller chercher ce feedback et aussi aller demander à ses équipes ce qu'ils pensent du management mis en place.

Selon votre style de management, Il existe une multitude de pratiques managériales pour générer et donner du feedback. Par exemple :

-  utiliser une échelle de notation de 1 à 5

- résumer son feedback en un mot

- faire la météo du jour 


3 - Donner l’accès à l’information pour motiver une équipe, clé stratégique pour manager à distance

Donnez accès à l'information. Le manager doit savoir mettre en place une communication efficace de façon à ce que chacun puisse comprendre son impact et celui des autres. A distance, il n'y a plus « les bruits de couloir », le relationnel est différent et à tendance à se dégrader. Or, sans l'information, les directions deviennent troubles et les équipes perdent en efficacité.


  • Il y a, par exemple, une technique très utile pour comprendre quel est son impact, c'est de former tout le monde au bilan comptable. En effet, se questionner : « qu’est-ce que je fais rentrer ? Qu'est-ce que je coûte ? À quoi je sers ? » peut compenser le côté assez conceptuel de certaines tâches.
  • Les KPI et reporting sont nécessaires pour faire un point sur les objectifs fixés et faire connaître aux collaborateurs l’impact qu’ils ont sur le projet.

 

4 - Savoir manager à distance avec des indicateurs à court terme

Il est plus ardu de voir la concrétisation de son travail à distance. Diriger une équipe à distance entraîne donc une vision plus difficile des objectifs à long terme. 

Faites preuve d’agilité et cherchez des indicateurs à court terme. L'avantage des indicateurs clés et des objectifs à court terme, c'est de savoir exactement : « que va-t-on faire cette semaine ? Où on va ? Quel est le sens de ma présence ce matin, dans mon bureau, dans ma salle à manger pour télétravailler ? » Chacun a besoin de constater que les choses avancent, de le voir. Ce suivi de l’activité à court terme permet d’identifier rapidement les points de blocage, de perfectionner les processus et de montrer des résultats, qui sont de formidables signes de reconnaissance.

Si vous souhaitez aller plus loin, encadrer une équipe à distance se rapproche des techniques de management agiles.

 

5- Manager à distance c’est devenir community manager pour encadrer et animer ses équipes

 

Il est intéressant pour le chef d’équipe de devenir community manager. Pas d’inquiétude, dans le cas présent,  le terme “community manager” ne signifie pas la gestion de réseaux sociaux mais être animateur de sa communauté. Le rôle du manager est ainsi d’aller chercher, donner la parole et récolter les contributions collectives. Comportez-vous d’une certaine façon comme un animateur radio en réunion.

Il est également primordial d’organiser une communication multicanal 

  • Cela passe parfois par le simple fait de reprendre le téléphone.
  • A distance, le comportement des équipes est souvent difficile à ressentir et le besoin de discussions “one to one” s’intensifie. Ces discussions sont nécessaires pour comprendre la contribution de chacun et prendre le temps d’échanger au sein de l’équipe.

Être community manager  c'est se concentrer sur l’animation de l’équipe, c’est aller chercher par tous les moyens possibles, la façon de recréer des interactions. D’ailleurs, lorsqu’il s'agit d’animer les équipes, la réunion n'est pas forcément le seul moment d’interactions.

 

6 - Manager à distance, c’est savoir diriger les équipes vers des missions hors fiche de poste

 

Pour booster son équipe au quotidien, explorez des thèmes hors fiche de poste. Pour une équipe managée à distance, il est aisé d’adopter une forme de routine. En effet, dans ce contexte de télétravail, les collaborateurs tendent à faire ce qu’ils maîtrisent, ce qu’il leur est demandé, oubliant ainsi l’esprit d'initiative et le challenge. Or pour entretenir la motivation générale, et viser une performance collective, les équipes et les managers ont besoin d’avoir des objectifs challengeant, de s’aérer pour sortir de la routine. Sachant cela, un chef d’équipe doit savoir explorer, chercher avec ses collaborateurs des thèmes qui vont contribuer au projet, contribuer au sens, mais pas forcément strictement dans la fiche de poste. 

Il est d'ailleurs reconnu que pour motiver ses équipes et les conduire vers un développement des compétences, il faut réaliser une activité fétiche par jour.

7 - Développer son leadership pour manager à distance en déployant une culture de l’effort

Pour conduire une équipe à distance, alimentez la culture de l'effort. C'est une bonne pratique indispensable. Tout collaborateur a besoin de se fixer des objectifs et d'observer les succès constatés.  C’est-à-dire qu’il faut constater et rappeler les apports et efforts fournis. Manager son équipe en faisant preuve de leadership à distance, c’est aussi valoriser les points forts et développer les compétences plutôt que de punir les erreurs.

Ce fonctionnement active les leviers de motivation qui poussent les équipes à continuer à collaborer et à atteindre les objectifs. D’ailleurs, se focaliser sur les aspects positifs à tout instant permet de prendre du recul en tant que manager. 


8 - Accompagner son équipe dans des sessions de brainstorming, levier de motivation pour manager à distance


Pour gérer son équipe au quotidien, travaillez votre management collaboratif et organisez des sessions de réflexion, des brainstorming pour résoudre des problématiques complexes. Ce management participatif et agile va générer des échanges inter équipes tel que : "Comment fais tu ?", "Je n'y arrive pas" "Pourquoi les confrères font comme si ?"et "Comment peut- on résoudre cette problématique ?" . Ces échanges vont aider le manager à cultiver l'audace, sortir de la routine et faire progresser l’équipe.

Ces moments de réflexions permettent aussi de responsabiliser les collaborateurs et de booster la cohésion d’équipe.


9 - Acquérir des outils pour limiter les réunions, moments chronophages du manager à distance 

 

Malgré le fait qu’il faille faire du feedback et communiquer, il est aussi important de limiter les réunions par exemple en utilisant des outils asynchrones. Le télétravail a mis en exergue le non-sens de certaines réunions. Parfois le format est inadapté et s’est ancré comme une mauvaise habitude prise du monde d'avant. Pour pallier ces mauvaises habitudes, il faut utiliser des outils de management, par exemple en envoyant des éléments en avance et  travailler sur la communication asynchrone. C’est-à-dire de communiquer en décalé pour que tout le monde aient les éléments avant une réunion et puisse réagir voir travailler en prévision de celle-ci. Ce fonctionnement permet de créer des réunions collaboratives, plus efficaces et donc d’en réduire le nombre, la durée et d’en augmenter la qualité.


10 - Manager son équipe en mode hybride, plus stratégique que manager à distance


La dernière bonne pratique est de motiver son équipe à retourner au bureau. C'est ce qu’on appelle le mode hybride. Il est la combinaison, l’alternance, du présentiel et du distanciel. Il est important de rappeler que le retour au bureau permet d’ avoir de la profondeur dans les relations et de solliciter son intelligence émotionnelle.

Pour expliciter ce point, il faut considérer qu’il existe deux types d’actions, certaines dites télérobustes et d’autres téléfragiles.

  • D’une part, les actions télérobustes sont des actions qui sont efficaces à distance, car elles nécessitent une certaine concentration ce qui va réduire les intéractions avec ses collaborateurs. Par exemple, travailler sur des documents partagés, produire des articles…
  • D’autre part, les actions téléfragiles moins efficaces à distance, sont les actions qui reposent sur l’interaction et le lien social comme le brainstorming, les célébrations de succès, le lobbying…

Malgré les techniques et outils du manager, ces actions dîtes téléfragiles sont indéniablement plus compliquées à distance et c'est sur ce point qu’il faut s’appuyer pour mobiliser son équipe lors d’une reprise du travail en présentiel. Dans ce contexte, il faut pouvoir répondre à la fameuse question : "pourquoi revenir au bureau ?” C’est en dédiant le présentiel à ces activités collaboratives de brainstorming et de discussions plus profondes que le retour au bureau fait sens et motive les équipes à revenir.

Ce retour au travail en présentiel peut être motivant par les installations proposées, le type de travail réalisé. Toutefois, les motivations pour revenir au bureau dépendent fortement de la personnalité du collaborateur. En effet, les personnes extraverties ont plus besoin de se ressourcer avec des relations, d’avoir un contact tangible avec leur équipe. Cependant, les personnes plus introverties en ont peut-être moins besoin. Et cela fait un pas vers "se connaître soi-même" : "quelles sont mes forces ?

C’est pour cela que manager des équipes nécessite de bien connaître la personnalité des collaborateurs. 

Conclusion : Manager à distance nécessite d'être formé et outillé

Pour manager à distance, les équipes ont besoin d’être formées aux nouvelles façons de travailler. Le manager doit se familiariser avec le mode hybride et s'outiller pour accélérer cette transformation. Cela peut passer par des plateformes d’intelligence collective et de montée en compétences de communautés comme laWEbox. Découvrez une application pour accompagner ces transformations via ce lien.

Ressources complémentaires pour manager à distance

  • Le digital a-t-il un réel impact pour former les managers ? : Découvrez le dans cet article
  • Découvrez cet article des Echos sur les 9 bonnes pratiques inattendues :  

https://start.lesechos.fr/travailler-mieux/flexibilite-au-travail/teletravail-les-9-regles-dor-auxquelles-vous-navez-pas-pense-1339904?xtor=CS2-13

  • Découvrez cet article du Figaro sur le sujet :

https://www.lefigaro.fr/decideurs/management/teletravail-les-petits-trucs-a-faire-pour-garder-le-lien-avec-son-equipe-20210620

  • Retrouvez cette thématique en vidéo, avec le replay synthétique d’un de nos webinars sur le management à distance :

Voir le PDF 2

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