4 clés pour booster l'intelligence collective dans vos équipes

Date de publication :

15/1/2022

L’intelligence collective est la capacité d’un groupe à réunir ses forces intellectuelles grâce aux échanges, réflexions, interactions, partage d’informations. Ce sont ces synergies de matière grise qui amènent à réaliser des tâches, missions, actions spécifiques à l’organisation. L’ensemble des individus a un but commun qui est de répondre à un même objectif en trouvant collectivement des solutions à un problème complexe. Certains vont apporter leur clairvoyance, d’autres une expertise particulière, de la subtilité, de l’expérience ou de la maturité.... L’essentiel est de savoir communiquer et trouver la bonne coordination au projet. Cet article propose 4 techniques pour déployer cette intelligence collective dans une équipe.

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1. L’intelligence collective : apprendre à lâcher prise dans l'incertitude

De nos jours, travailler ensemble, collaborer, en transformation perpetuelle, est une mission pleine d’incertitude et cette ignorance sur l'avenir nécessite de répondre collectivement, et sans arrêt, à des situations inattendues. Voici une boite à outils de collaboration pour accompagner les équipes vers plus d'intelligence collective, que vous soyez manager hiérarchique, facilitateur, coach...


1.1 Les 5 compétences clés pour doper votre intelligence collective


S'entraîner collectivement à lâcher prise pour gérer l’incertitude


Face à n’importe quelle situation de crise (baisse d'activité, fusion, crise sanitaire...), nous avons parfois un sentiment de forte solitude et l’impression de ne pas savoir où l’on va. Pour peu qu’une équipe soit confrontée à une crise sanitaire ou économique, le doute nous habite.

Cette incertitude est présente dans le quotidien de tous et le sera de plus en plus.

Vous souhaitez progresser dans votre capacité à travailler en équipe ou en pleine période d’incertitude ? Un événement organisé sur ce sujet par laWEbox et le cabinet de conseil HRPath nous a amené à nous pencher sur les 5 compétences clés nécessaires pour y parvenir. Les voici.


Donner du sens, de la perspective et fédérer 


Faire face à l’incertitude nécessite d’avoir un minimum de leadership pour donner un sens à son projet, connaître et détecter les leviers de motivation des collaborateurs, et prendre du recul sur la direction à donner à de ses actions. Ce sens et ce besoin d’avoir de la perspective sont des fondamentaux pour motiver les équipes et répondre à la question qui traverse l’esprit de chacun en période d’incertitude: « À quoi est-ce que je sers finalement ? »


Chercher l’efficacité, gérer les priorités avec souplesse

Simplifiez la collaboration : faites appel à votre sens de l’organisation, pour identifier les données clés, rester concentré sur le sens de l’objectif donné et savoir décider.


Communiquer avec impact

Il s’agit ici de sa capacité à écouter, à faire du feedback, être affirmé et prendre du recul sur les situations.


S’adapter au changement

Ce changement devenant inévitable. Il nécessite une bonne capacité de résilience, de l’autonomie et une prise de recul sur les situations pour mieux les analyser et prendre les décisions nécessaires. Cela nécessite également de gérer ses émotions et celles de l’ensemble de l’équipe. 

Face à l'incertitude, des peurs peuvent apparaître, du stress. L’empathie et l’écoute sont nécessaires en groupe, avec une prise de recul sur les évènements.


1.2 Focus sur la prise de recul pour une meilleure intelligence collective


Penchons-nous un instant sur ce qui peut déclencher cette prise de recul. Se questionner favorise la prise de recul, elle permet de lancer une discussion et évite les pensées inutiles. Des questions impactantes peuvent être posées individuellement ou collectivement. Testez-les à propos d’une situation donnée, une question puissante parmi ces possibilités.

  • Qu’est-ce qu’un succès ou un échec ? Qui a-t-il de positif dans cette situation ? Laquelle de mes (nos) qualités est utile pour y faire face ? Qu’est-ce que j’apprends (qu’apprenons-nous) de cette situation ? Quel a été mon/notre rôle ? Certaines personnes ont-elles participé à altérer ma/notre confiance face à cette situation ? Si oui comment les éviter ?
  • Quelles conséquences aura cette situation ? Est-ce si dramatique ? Ai-je de l’impact sur cette situation ou dois-tu la subir ? Est-ce une situation de pression récurrente ou ponctuelle ? La situation est-elle contrôlable ou incontrôlable ? Dois-je me confronter à cette situation ou puis-je l’éviter ?
  • Quelle est la situation qui me (nous) met sous pression ? Qu'ai-je (qu’avons-nous) ressenti ? Sur le moment qu'est-ce que je me suis dit, quel a été mon raisonnement ? Qu'est-ce qui me fait dire que j’étais sous le coup de l'émotion, y a-t-il eu des signes physiques ? Qu'ai-je fait, ai-je eu un comportement automatique ? Que s'est-il passé ensuite ?
  • Comment me suis-je assuré de l’état d’esprit, du bien-être des collègues avec qui je travaille ? Par quelles émotions je suis (sommes-nous) passé pendant cette période ?
  • Est-ce-que je me fixe des objectifs et des priorités au quotidien ? Chaque membre de l’équipe a-t-il un cadre de travail clair ? Suis-je satisfait de mes prises de parole, de l’efficacité de la communication ? Les messages clés utiles pour l’équipe sont-ils intégrés par tous ? 

    Découvrez la visio du cabinet HRpath sur la prise de recule en entreprise :





2. Déployer l'audace booste l’intelligence collective


Une fois la prise de recul enclenchée, place à l’audace pour donner toute sa place à l’intelligence partagée par toute l’équipe. Grâce aux échanges avec les équipes, le travail collaboratif fera alors émerger une réflexion collective pour mieux travailler ensemble, apporter de la flexibilité, développer une vision partagée, développer la compétitivité de l'organisation etc... Voici comment.


2.1 L’intervention de Laurent Bibard sur la contradiction des objectifs 

Prenez le temps de regarder la vidéo de Laurent Bibard sur les contradictions objectives. Enseignant à l’Essec, il insiste sur l’importance d’être ouvert à l’incertitude pour faire face à la transformation quotidienne du monde. Répéter par réflexe ce que l’on sait faire – car « c’est en pratiquant que vient la compétence » – est normal et sécurisant. Mais l’avenir est plein d’inattendu, incertain. Or, c’est en se limitant à ce que l’on sait déjà très bien faire, que l’on devient incapables d’improviser, d’être flexible, de faire face à la nouveauté.

 

2.2 Intelligence collective et étapes clés d’un processus d’innovation 

En attendant de former la prochaine génération à l’audace, il est possible – voire urgent – d’innover. Voici les étapes clés d’un processus d’innovation. Adaptez-le à votre fonctionnement d’équipe pour proposer de nouveaux rituels, produits, solutions clients, etc. Soyez vigilants à associer vos collègues et votre équipe à ces opportunités de discussion décalées – ceux qui sont en télétravail comme ceux qui sont sur site.

Organiser un cadre d’innovation en équipe

Des réunions de brainstorming mensuelles, des règles sur les sujets à discuter, le cadre dans lequel les équipes peuvent innover, les limites jusqu’où elles peuvent aller. Expliciter ces règles et limites pour éviter de mettre les équipes ou les individus en situation de risque – collectif ou individuel. Participer à plus de brainstormings permet à chacun de cultiver sa créativité et de renforcer les liens entre les personnes.

 

Chercher des « problèmes à résoudre » plutôt que des « idées innovantes »

À cet effet, la technique qui consiste à itérer cinq fois de suite pour chercher le pourquoi des problèmes est assez efficace et facile à organiser. Cherchez en effet la première cause de votre problème, le « pourquoi » de votre première réponse (c’est ainsi car..., mais pourquoi ?). Puis questionnez la cause de cette cause en équipe, « pourquoi » cette réponse. Si vous buttez sur un « pourquoi » difficile à expliquer et que vous ne parvenez pas à itérer cinq fois, demandez de l'aide aux parties prenantes de votre « problème à résoudre » et itérer tous ensemble en quête de la cause profonde. Choisissez un problème lié à votre organisation, votre projet, votre marché ou votre prospection commerciale et challengez-le en équipe pour le résoudre. 

 

Trouver une idée, c’est aussi chercher un manque dans le quotidien, une rupture technologique qui permet une avancée dans les usages, un changement réglementaire qui offre une opportunité. Notre équipe laWEbox a ainsi participé chez Orange à un « mur des problématiques » où chaque résident expose son problème clé pour le soumettre à un partage de propositions.

Ce type de session permet de « transformer les pépins en pépites », pour citer les mots d’un utilisateur de la WEbox.

La minute #laWEbox

Au sein de laWEbox, nous animons au moins un brainstorming par mois dès que l’un de nous se pose une question majeure. Chacun peut arriver avec un problème à résoudre et trois pistes de résolution. Si vous n’avez pas de problème à résoudre, réfléchissez en équipe sur ces choses que vous faites et qui ne servent à rien. On en a tous et cela fait du bien de s’en débarrasser.

Cette vidéo vous permet d'approfondir le sujet :

 

2.3 L’intelligence collective lors d’un brainstorming

Fixer la règle d’or d’une action d’intelligence collective

Pour un temps de brainstorming, tout le monde doit lâcher ses autres occupations et se concentrer sur la réflexion suggérée pour résoudre le problème du jour.

 

Aérer ses neurones

Vous pouvez par exemple lancer un débat en équipe sur les conséquences positives du flop commercial de l’Airbus A380 ? Renseignez-vous sur ce cas d’école dont les enseignements sont très inspirants.

Vous pouvez également lancer à toute votre équipe une question sur le thème de l’audace. Exemple : Comment vous sentez-vous lorsque vous proposez une idée professionnelle inattendue ? Comment le système ou l’organisation dans lesquels vous évoluez pourraient mieux permettre le droit à l’essai ?

 

Test and learn 

Une fois que vous détenez une idée de progrès pour l’équipe ou le projet, découpez celle-ci en petites étapes concrètes, tester à petite échelle pour cumuler des victoires et, surtout, écoutez le feedback des utilisateurs, des équipes, des clients. 

Goûtez à la culture de l’erreur et célébrez les flops à petite échelle. Dans ces conditions, c’est fun to fail (c’est “amusant d’échouer”). Corrigez et renouvelez cette démarche régulièrement.

Entraînez-vous ainsi, et vous resterez au fait des innovations et des besoins de vos interlocuteurs.


3. Manager par les forces pour déployer l'intelligence collective


Voici une approche complémentaire pour motiver et faire progresser toute votre équipe. Manager par les forces a d’autant plus de poids que la reconnaissance d’un travail bien effectué se fait plus rare. En effet, un collaborateur – ou vous-même – ne peut pas être récompensé chaque fois qu’il fait quelque chose de bien. La récompense, chacun doit donc la trouver dans ce qu’il fait.


3.1 Les 4 piliers pour donner envie de performance de Muriel Radal

laWEbox a découvert récemment l’approche dite appréciative via le livre L’entreprise appréciative : 4 piliers pour donner envie de performance, de Muriel Radal. Cette approche consiste à créer les conditions pour que chacun mette ses points forts au service du développement de l’équipe et des projets.

Muriel Radal explique qu’«une démarche appréciative  permet d’identifier les forces individuelles et collectives plutôt que d’améliorer les faiblesses ; voir les efforts fournis plutôt que les objectifs non atteints ; analyser les réussites plutôt que les échecs ; valoriser ostensiblement l’engagement plutôt que de pointer le doigt sur le manque de résultats. Cela met dans une énergie positive qui donne envie de passer à l’action. »

3.2 La minute laWEbox pour passer à l’action

Puisque nous parlons des forces de l’équipe, parlons aussi des forces du manager. Une dizaine de forces sont fréquentes chez les équipes « appréciatives ». Chaque manager peut se demander quelles sont ses forces et celles de ses équipes parmi celles-ci : authenticité, courage, équité, humilité, intelligence sociale, leadership, maîtrise de soi, optimisme, ouverture d’esprit, sagesse.

Pour faire grandir une équipe avec cette démarche, après avoir fait l’état des lieux de ses forces, passez à l’action.

Interrogez le travail et prenez de la hauteur en équipe pour vous poser les bonnes questions. 

Si tout est toujours urgent et important, on risque de rester le nez dans le guidon. Il faut donc se poser les bonnes questions. Cherchez les questions puissantes en lien avec votre travail : y a-t-il une baisse d’énergie dans l’équipe ? Un manque de sens ? Quel est le frein au développement de notre équipe, de notre projet ? Comment évoluons-nous ? Sommes-nous innovants ?

Créez des conversations puissantes autour de ces questions qui impliquent et engagent l’équipe. 

Les équipes terrain sont les plus à même de trouver des solutions en s’appuyant sur le quotidien de chacun, sur ce qui fonctionne bien. Cela va booster leur motivation.

Faites confiance aux processus émergents de ces conversations. 

Cela peut déboucher vers une prise d’initiatives et l’émergence d’idées innovantes ou de solutions nouvelles. La dynamique créée par ce processus de questionnement va permettre de développer des talents insoupçonnés…

Découvrez Muriel Radal en vidéo sur ces sujets :


4. Comment déployer l'intelligence collective en réunion

Pour booster l’esprit d’équipe et la performance de l'équipe en réunion, il faut se lancer et expérimenter des techniques d’animation de groupes. Ces animations de début de réunion permettent de prendre conscience de la présence de chacun et de créer de la relation avec vos interlocuteurs. Certains utilisateurs de laWEbox disent consacrer ainsi de 5 minutes jusqu’à 20 % du temps total de chaque réunion pour créer une atmosphère de confiance dans les échanges. 

4.1 Les icebreakers, synonyme d’intelligence collective

Les icebreakers sont des techniques pour briser la glace, créer un sentiment d'appartenance pour que vos équipes puissent collaborer entre eux. Évoquez le sujet avec l’organisateur de la réunion et proposez-lui vos services. Commencez par des techniques peu intimidantes, puis montez en puissance si vous êtes dans le cadre d’une équipe qui se connaît déjà. Vous pensez que ce n’est pas pour vous ? Vous n’avez jamais tenté ? Pourtant, c’est très puissant. C’est également le sujet le plus fréquemment demandé à Lazare, notre chatbot de management, véritable coach digital qui répond à tout type de question sur la collaboration au travail. Alors, si vous ne le faites pas pour voir, faites-le pour les autres. 

4.2 Se lancer avec un brise-glace pour booster les partages

Prêt à tenter ? Anticipez l’effet de surprise et suggérez l’idée en tête à tête à l’organisateur de la réunion. Commencez par des exercices peu impliquants. Pour choisir l'icebreaker approprié, plusieurs paramètres sont à prendre en compte : 

  • L’implication réclamée par l’exercice : se dévoile-t-on ? Y a-t-il un contact physique ?
  • Les bénéfices recherchés par l’icebreaker, qu’on peut regrouper en trois grandes catégories : mieux se connaître, se mettre en énergie, en dynamique positive ou collaborer.
  • L’originalité, pour avoir un petit effet de surprise.
  • Son adéquation avec votre style est capitale. Ne tentez que ceux avec lesquels vous êtes à l'aise. J’apprécie les exercices rapides, facilement intégrables dans une réunion lambda, dans tout type de contexte, plutôt que des animations qui nécessitent beaucoup de préparatifs ou de temps de réalisation. 

Charles Keller, associé de laWEbox, est passionné par le sujet. Il a concocté une liste d’icebreakers simples et efficaces, qui ne nécessitent aucune préparation. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à rejoindre le groupe LinkedIn « Icebreakers professionnels » qu’il anime sur ce thème par des événements matinaux presque quotidiens pour explorer et expérimenter de nouveaux « brise-glaces » en quelques minutes. Et, surtout, vous mettre en confiance pour les reproduire avec votre équipe. 

Les vertus de ces icebreakers peuvent être de plusieurs ordres :

• Donner le sourire, véhiculer de la joie, ce qui donne envie de réfléchir tous ensemble, favorise la complicité et l’entente (notamment entre les rationnels et les intuitifs qui vont oeuvrer dans vos projets) ;

• Faire un ancrage émotionnel positif, ce qui donne la confiance dans le groupe, débloque les plus timorés ;

• Libérer la parole pour la suite de la réunion, aller chercher les avis, objections, idées ;

• Créer une atmosphère collaborative, au service de l’amélioration continue, des nouvelles idées, des compétences qui se complètent, du bon état d’esprit ;

• Apporter un effet de surprise, ce qui donne le ton de votre réunion, au service de l’intelligence du groupe et de la créativité ;

• Favoriser l’arrivée à l’heure des participants pour ce rituel sympathique.

4.3 Astuce de laWEbox

En amont de la réunion, prévenez quelques personnes clés en leur disant : « Demain, je vais te poser cette question. Prépare la réponse pour ne pas être pris de court. » Quatre bénéfices en vue :

• Ça permet de rythmer effectivement votre réunion ;

• Ça vous soulage, vous pouvez retrouver de l'énergie pour la suite ;

• Ça engage ces complices dans le succès de la réunion ;

• Ça les maintient en alerte : tant qu'ils n'ont pas parlé, ils restent sur le qui-vive. Les brise-glace sont des astuces pour que tout le monde fasse part de son ressenti. Une fois cette étape terminée en visio, on repasse en mode audio au besoin, ce qui permet de résoudre, du moins en partie, les problèmes de bande passante. Surtout quand le Wifi de la maison n’est pas aussi bon qu’au bureau.

4.4 Questions pour alimenter l'intelligence collective

Ces questions peuvent être focalisées sur des sujets professionnels ou rester très ouvertes. Les réponses peuvent se récolter sous forme de tour de table ou à l’écrit, chacun écrivant sa réponse sur une feuille de papier montrée à l’écran.

Partager trois éléments positifs de la semaine passée

Bons moments, bonnes nouvelles ou partager ses 3 kifs attendus pour la semaine qui arrive en répondant à la question : « Qu’est ce qui m’attend de sympa dans la semaine ? » Si l’auditoire est important, réduisez à deux ou un kif par personne.

Une « capsule temporelle » 

Inviter à lister et à conserver dans une boîte, une enveloppe à ouvrir ou une slide les souhaits de chacun pour le projet en commun, l’avenir de l’équipe ou de l’entreprise. À rouvrir et relire dans un an, deux ans voire plus.

Les tours de tables

  • Questions

· « Quel est votre super pouvoir ? » Chaque participant se présente en citant une ou deux de ses qualités.

· « Quel métier vouliez-vous faire quand vous étiez enfant ? » Et qu’est-ce que cela signifie de nous ? Cette question permet de se connecter à son enfant intérieur et ainsi faire un lien avec le métier actuel de chacun.

· La technique « fleur et valise » pour que chacun raconte ce qui l’enthousiasme aujourd'hui et ce qui lui pèse. Cela permet d’identifier sur qui on va pouvoir s’appuyer et qui il va falloir un peu laisser tranquille lors de la réunion.

  • tour de table des remerciements : c’est une histoire d'ancrage émotionnel positif. Très simple mais impactant.
  • tour de table des solutions trouvées durant la semaine, si un collaborateur vous a aidé.
  • Compléter ensemble la phrase « Cette réunion sera un succès si… ». Découvrir les différents points de vue enrichit la vision des participants et surtout celle de l’organisateur qui pourra adapter son animation de la réunion en conséquence. En écho à cet icebreaker, vous pouvez reprendre certains éléments en conclusion du meeting, voire refaire un tour de table. Le fait de parler du succès potentiel de la réunion engage les participants à y contribuer.


Conclusion

Doper la créativité, la performance collective et le partage d’intelligence de vos équipes nécessite des techniques, nouvelles pratiques et rituels qui mettent en confiance, au service de vos projets. Seuls la confiance, la motivation, la connaissance de chacun au sein d’un collectif permet de libérer la créativité nécessaire à une bonne dynamique de groupe, pour résoudre les problèmes qui font le quotidien des projets.

Pour progresser sur ces sujets, laWEbox propose des modules en faveur de l’intelligence collective en animant des communautés de pratiques.


Pour aller plus loin sur les rituels, découvrez des exemple de rituels en image :


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