Comment faire évoluer l’efficacité en efficience au travail ?

Date de publication :

7/7/2022

Les organisations et entreprises sont formatées pour l'efficacité. Planification, concentration, KPI, objectifs SMART sont au centre de l’efficacité du travail des salariés. Néanmoins, combiné aux bons outils, l'efficacité peut évoluer en efficience. L'efficience est la capacité d'un individu ou d'un système de travail à obtenir de bonnes performances, dans une tâche donnée, avec des ressources et un temps défini.

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Efficience au travail : contexte

La différence entre efficacité et efficience, est dans la volonté de ne pas vouloir faire plus mais mieux avec des ressources imparties au travail qui sont limitées. La différence entre efficacité et efficience, s’apparente à la différence entre résultat et performance de l’entreprise. Or, quand on parle de productivité, de performances dans un temps limité, une fois que les outils clés (planification, KPI, SMART) sont mis en place pour être efficaces, il y a une autre notion qui rentre en jeu :  la notion de charge mentale.  Comment la charge mentale peut-elle générer de l’efficience au travail ?

Efficience au travail : les 5 cinq clés pour optimiser la charge mentale

La charge mentale, n'est pas uniquement une question de qualité de vie au travail pour éviter les risques psychosociaux et le burn out. Prendre soin de sa charge mentale est aussi un sujet d'efficacité des plans d’actions. 

La charge mentale peut être comparée à l’image de l'huile du moteur, c'est-à-dire qu'il en faut pour progresser, pour travailler en équipe, mais trop de charge mentale c'est comme trop d'huile dans le moteur, c’est nocif pour la vie des travailleurs. 

En outre, la charge mentale est avant tout liée au poids psychologique associé à chaque tâche, situation. Un événement ou un propos va générer de la pression, du stress au travail sans qu'on en soit conscient. Et avec le temps, cette charge mentale peut s'accumuler, dégrader les conditions de travail des employés (la Qvt) jusqu'à devenir handicapante. Le collaborateur risque finalement d'être coupé de son énergie.

LaWEbox propose cinq axes de travail, cinq bonnes pratiques managériales concrètes pour prévenir les risques psychosociaux, concilier bien-être et efficacité et diminuer la charge mentale au service de l’efficience.

1- Savoir déléguer pour plus d' efficience au travail

Le premier axe, est de savoir déléguer pour prévenir l’usure et s’assurer un travail de meilleure qualité. L’organisation du travail est très importante, cela inclut de savoir déléguer ce que l'on fait déjà bien et qu'on peut transmettre à l'un de ses collègues pour se concentrer sur ce qu'il reste à bâtir, à savoir s'appuyer sur son équipe en lui déléguant certaines tâches, voire travailler en binôme pour se motiver, se compléter ou se répartir les actions. Cette responsabilisation améliorera aussi le ressenti des salariés, car déléguer est une façon de reconnaître la qualité du travail réalisé par ses équipes.

2- Recadrage et efficience au travail

Savoir recadrer permet d’une part de stopper les comportements inappropriés qui favorisent l’usure professionnelle. D’autres part, recadrer efficacement permet également d'apprendre à faire et à demander du feedback, de façon à ouvrir le dialogue social, à anticiper les irritants, à les verbaliser et à traiter ces irritants qui ajoutent des risques liés à la pression. Recadrer, c'est aussi apprendre à savoir dire non aux sollicitations qui sont non prioritaires.

3- Prendre du recul pour chasser les perturbateurs de charges mentales

Plusieurs habitudes concrètes permettent de chasser les perturbateurs de charges mentales et d’améliorer les conditions de travail. Par exemple : 

  • Avoir des temps fixes pour regarder ses mails, pas avant 10h30, ou alors seulement deux fois par jour à chaque demi-journée, dans un créneau précis, permet de ne pas se faire perturber. Avoir une hygiène de vie en télétravail, notamment en coupant l’ordinateur le soir, pour la pause déjeuner et le week-end, permet également d’améliorer la qualité de vie.

  • Remettre en cause les vieilles habitudes inutiles qui prennent du temps et qui ne sont pas efficientes. Pour celà, il existe une méthode : le "keep start and stop", elle consiste à se poser la question: qu'est-ce que je garde ? Qu'est-ce que je démarre ? Et qu'est-ce que je stoppe ? C'est une méthode particulièrement intéressante pour stopper des choses qui ne sont pas efficaces, rébarbatives voire trop nombreuses.

  • Évaluer les risques organisationnels et se poser la question des processus opérationnels : Y-a-t-il des méthodes qui sont obsolètes ? Est-ce qu'il y en a pas d'autres qui pourraient être faites plus facilement en équipe pour alléger le quotidien, améliorer la charge de travail ? 

  • Identifier les injonctions contradictoires, source de souffrance au travail. Quand plusieurs demandes entrent en contradiction, il est important de faire remonter l’information pour clarifier et éventuellement stopper l'une de ces injonctions. C’est une étape clé pour travailler à l’amélioration de la communication inter-équipes. Parfois certaines injonctions peuvent provenir de la hiérarchie, qui deviennent inapplicables avec les contraintes du quotidien.

Pour en savoir plus sur comment prendre du recul en tant que manager, découvrez notre article sur le management opérationnel

4- Attention aux biais liés aux blessures psychiques

Le quatrième axe de travail être efficient, est de se méfier des biais liés aux blessures psychiques propres à chacun. 

50 % des humains ont des blessures psychiques qui peuvent impacter leur bien-être au travail, c’est en ce sens que l'inconscient modifie parfois les comportements souhaités. Par exemple, en voulant satisfaire l'adulte, la hiérarchie, les clients, le manager  accepte dans certains cas d'être multi-casquettes et finalement d'avoir une charge de travail accrue qui peut mener à l’épuisement professionnel. Être débordé peut rassurer à court terme certaines personnes, qui ont l’impression de faire leur maximum ; de plus la charge de travail liée peut être socialement valorisée, perçue comme une preuve de son utilité, même si le travail n’est pas efficace. 

Il est donc intéressant de s’accorder des temps d'introspection pour prendre du recul sur les bonnes décisions et surtout choisir ses combats

Par exemple, parfois, il est plus efficient de faire du lobbying ou des discussions de politique interne, pour savoir qui décide vraiment sur tel projet, quels sont vraiment les messages clés, quels sont les objectifs peut-être cachés ou non exprimés de son N+1 ? Où suis-je dans la chaîne de valeur globale  du sujet dont j'ai la charge ? Et comment puis-je remonter efficacement à la source du vrai nœud de ma mission, à la source du problème à résoudre ? Prendre ce temps permet de “reculer pour mieux sauter”, et d’être plus efficace.

5- Savoir dire non, une mesure de prévention et d' efficience au travail

Certains salariés subissent des demandes contradictoires alors qu’ils sont déjà très chargés ; les managers sont également sollicités par de multiples acteurs. Or dire constamment “non” est une méthode contre-productive, d’où l’intérêt de la technique  du  : "oui et d'ailleurs” qui permet d’affirmer ses besoins, de clarifier les demandes et d’éviter d’être inutilement surchargés.

De quoi s’agit-il ? Dans l’environnement de travail, les collaborateurs ont constamment besoin des uns et des autres, pour collaborer et maintenir de bonnes relations de travail. C’est pourquoi il ne faut pas être en "non" d'opposition qui crée de la distance et n’apporte pas de solution. La technique du “oui et d’ailleurs” consiste, quant à elle, à exprimer ses besoins, les conditions qui permettent de répondre favorablement à une demande. Cela consiste à dire par exemple :  “oui, je vais faire ceci, oui, j'accepte la tâche qui m'a été proposée, parce qu'elle fait partie des directives du jeu collectif, parce qu'elle fait partie des objectifs, etc” puis ajouter :”Et d'ailleurs pour parvenir à cette tâche, j'ai besoin de ceci, cela.” Cela revient à manager son interlocuteur, son N+1, son client etc en disant : “Oui, je vais viser l'objectif qu'on vient de définir. Et pour cela, j'ai aussi besoin de ton aide pour telle situation, tel client, telle présentation".

Conclusion : efficience au travail, un sujet pour managers et salariés.

En résumé, prévenir les risques et préserver la charge mentale au service de l’efficience, nécessite d'y consacrer du temps pour pouvoir déployer tous ces axes de travail. Ce temps accordé à la prévention des risques est, au premier abord, chronophage car il diminue le temps alloué à l'opérationnel pur. Néanmoins cette étape est nécessaire pour éviter le surtravail, l'inefficacité. Force est de constater que, parfois, on s'y complait parce qu'on a l'impression qu'en étant sans cesse débordé, on fait de son mieux. 

Au-delà d’une bonne gestion des ressources financières limitées, parler d’efficience interpelle alors les organisations dans leur capacité à optimiser la santé mentale, la sécurité au travail, l’anticipation des accidents du travail, de l’absentéisme, de la pénibilité et des risques professionnels, et tous les sujets autour du harcèlement sous toutes ses formes. Promouvoir la qualité de vie pour tous c’est promouvoir l’efficience de tous.

Que vous soyez dans une démarche globale de prévention, de diagnostic par un baromètre ou face à une difficulté nécessitant de meilleures conditions de travail, ces mesures nécessaires pour assurer l’efficience des équipes nécessitent un accompagnement. Vous souhaitez faire évoluer tous les acteurs de l’entreprise vers l’efficience, découvrez le dispositif digital de formation laWEbox.

Découvrez cet apport pédagogique en vidéo :

Ressources complémentaires sur l’ efficience au travail :

Voir le PDF 2

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