Comment structurer un appel d’offres ?

Date de publication :

29/9/2022

La mise en place d'une prestation de services (formation, conseil, communication...) nécessite généralement de faire appel à des entreprises prestataires. Ces prestataires sont sélectionnés selon les besoins du parcours. Ainsi, pour organiser la sélection, une procédure nommée appel d'offres est communément rédigée. Dans cet article, vous trouverez les points clés pour rédiger, préparer et anticiper les étapes d'un appel d'offres.

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Contexte des appels d’offres

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Un appel d’offres est défini comme une procédure qui oppose plusieurs prestataires dans l’optique de fournir une prestation, un produit ou un service.

Un cahier des charges (CDC) est publié par le commanditaire ou maître d’ouvrage dans le but de choisir la proposition commerciale la plus adaptée aux critères définis dans le CDC. Qu’il soit ouvert ou restreint, l’appel d’offres est une pratique qui se retrouve fréquemment dans la sélection de prestataires pour des parcours de formation.

  

  • D’un point de vue acheteur, que demander dans un appel d’offres de formation ? 
  • Du point de vue prestataire, comment répondre aux appels d’offres ?

 

Un appel d’offres est la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit l’attributaire, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats.

Il existe deux types d’appels d’offres, ils peuvent être restreint ou ouvert. 

  • Un appel d'offres restreint impose une sélection préalable des opérateurs économiques pouvant soumettre une proposition commerciale.
  • À l’inverse, un appel d’offres ouvert permet à tout organisme du marché public de soumettre une proposition.

 

Il est primordial pour une entreprise de trouver de bons fournisseurs, prestataires ou partenaires. L’appel d’offres permet alors la sélection d’un opérateur économique sur des critères précis choisis en fonction du besoin du commanditaire. C’est une mise en concurrence de fournisseurs, d’où l’importance de rédiger le cahier des charges d’un appel d’offre avec précision.

 

A qui adresser votre appel d’offres ? Il peut s’agir de fournisseurs connus en interne ou de personnes ayant déjà travaillé avec vous, de prestataires identifiés via votre veille (sur internet, via des annuaires spécialisés ou en cherchant des mots clés sur un moteur de recherche),, de références issues de la presse spécialisée, ou de salons professionnels. De nombreux fournisseurs proposent des évènements pour les découvrir ou des éléments sur leurs sites internet vous permettant de valider qu’ils sont aptes à répondre à votre besoin.

 

1. Que demander dans un appel d’offres ?

 

La qualité de rédaction d’un appel d’offres a un impact majeur sur la remise des offres : plus il est clair et explicite, plus les devis reçus sont qualitatifs. A la lecture d’un appel d’offres, les soumissionnaires doivent comprendre les besoins de l’acheteur et savoir s’ils sont capables ou non d’y répondre. De ce fait, avant d’entamer la rédaction d’un appel d’offres, il faut définir clairement les objectifs du projet pour dégager les exigences de l’appel d’offres 

Par exemple, dans le domaine de la formation, la première étape dans la rédaction d’un appel d’offre de formation est de définir clairement le parcours attendu pour identifier les exigences qui seront demandées aux prestataires. La précision est clé dans les procédures formalisées car si les tâches et exigences sont listées de façon claire, seuls les prestataires capables d’y répondre soumettront une candidature.

Une fois les prérequis validés, la rédaction de l’appel d’offres doit respecter une structure normalisée, et contenir plusieurs parties.

  

1.1. L’introduction, présentation et contexte de l’appel d’offres

L’introduction rappelle succinctement le projet qui nécessite l’appel d’offres, les exigences, les objectifs et les deadlines. L’attributaire doit comprendre en quelques phrases la problématique et le plan prévu pour y répondre. 

Comme dans une présentation commerciale, l’appel d’offres doit attirer les potentiels prestataires, pour ce faire il faut leur fournir toutes les informations utiles (SIRET, CA, statut,...) et valorisantes de la société : valeurs, activités ainsi qu’une explication du projet prévu et de son contexte. 

Le but de cette étape est de donner une vision globale du projet aux potentiels soumissionnaires et de mettre en exergue les attentes de l’acheteur. Ces informations, couplées au budget, permettent aux prestataires de candidater ou non à votre appel d’offres.

 

1.2. Le cahier des charges de l’appel d’offres

Suite à la partie présentation, il est important de détailler les exigences de l’appel d’offres dans le cahier des charges. C’est la partie technique de l’appel d’offres, qui détaille avec précisions les exigences, les attentes et contraintes du projet pour tout prestataire souhaitant déposer une offre.

  • l’objet du marché, le listing des besoins
  • les détails sur l’utilisation prévu du produit ou des prestations de service
  • les livrables attendus et le calendrier d'exécution du marché,
  • les contraintes (budget estimé, date-limite de réception des offres, réglementation, qualité, etc.) ou tout élément qui rendrait une offre inacceptable.

Bonnes pratiques : 

  • La clarté d’un appel d’offre est souvent un bon indice pour ressentir la qualité de la future collaboration. Les cahiers des charges que laWEbox reçoit sont plus ou moins complets, or plus il est précis, plus un appel d’offres permet de ne recevoir que les propositions qui répondent parfaitement à votre besoin. En étant précis, vous aidez vos futurs partenaires potentiels à mieux répondre à votre besoin et optimisez leur temps (et le budget qu’ils prévoient de facturer).
  • Une consultation de ce type ne débouche pas toujours sur le choix de la proposition économiquement la plus avantageuse, c’est une somme de facteurs qui déterminent la meilleure offre qui sera retenue.

 

1.3. Les modalités de l’appel d’offres et de la consultation des entreprises

Un appel d’offres est une procédure  normalisée, il faut donc définir et expliquer le règlement associé, mettre à disposition des soumissionnaires les conditions associées à cette procédure pour qu’ils puissent remettre une offre. Les points suivants doivent être présentés, de façon plus ou moins détaillée selon la taille du marché :

  • les critères de sélection de la mise en concurrence et les étapes de sélection des candidatures pour une parfaite transparence des procédures qui permettront d’attribuer le marché (ancienneté de l’organisation candidate, qualité, échéance, prix, modalités d’attribution...)
  • le format de dossier de candidature attendu (voie électronique, papier, dématérialisation de certains éléments, voire plateforme de dématérialisation,  fourniture de références, attestations ou coordonnées de clients, nécessité d’un éventuel mémoire technique détaillant certains aspects…)
  • les conditions générales d’achat (modalités de paiement, poids de chaque critère dans votre politique d’achats, exigences en terme de facturation, si les prix sont attendus HT ou TVA  …)
  • le cahier des clauses : transparence sur l’attribution du marché, clauses légales spécifiques à votre marché…

De cette façon, à réception des candidatures, les dossiers seront uniformisés et par conséquent plus simples à consulter et comparer, de plus, ce règlement assure l’égalité de traitement des candidats jusqu’à la sélection du titulaire du marché. De votre côté vous gagnerez du temps pour choisir un fournisseur.

 

1.4. Les deadlines associées à l’appel d’offres

Indiquer les échéances importantes est nécessaire pour que les soumissionnaires puissent connaître toutes les dates clés : la date limite de remise des offres, la date de réponse de l’acheteur, la deadline de livraison du projet…

Une fois l’appel d’offres dûment rédigé, deux types de soumissionnaires pourront se positionner sur le projet : les entreprises ou prestataires à titre individuel et les consortiums.

 

2.  Les consortiums : un assemblage de prestataires experts au service de votre appel d’offres et de votre besoin

 

Un consortium est un groupe de prestataires qui souhaitent répondre ensemble pour couvrir un besoin exprimé dans un appel d’offres. 

Par exemple, dans le domaine de la formation particulièrement en mouvement, de nombreuses innovations permettent de répondre aux besoins des apprenants et d’optimiser les résultats d’un parcours de formation. Pour cela, il est de plus en plus courant de demander aux parties prenantes de créer un consortium et d’imbriquer du digital et du présentiel pour construire une offre unique, appelée blended learning, au service des apprenants.

LaWEbox étant une plateforme digitale, il est fréquent que nous soyons consultés pour rejoindre des consortium avec des acteurs de la formation ou du conseil. L’imbrication entre le digital et le présentiel est un vrai plus pour répondre aux besoins des clients. Voici quelques exemples de consortiums pour une proposition blended learning. Ces consortiums sont une réussite en partie parce qu’ils incluent des prestataires complémentaires.

  • Consortium entre laWEbox et le cabinet Autrement Formations : Le cabinet Autrement Formations est spécialisé dans la formation ponctuelle en présentiel et a constaté au fil du temps un besoin complémentaire d’ancrage chez les apprenants. C’est dans cette optique qu’a été formé ce consortium. L’objectif était de prendre le meilleur de la formation présentiel et de le coupler avec l’application digitale laWEbox pour inculquer un apprentissage qui s’ancre dans le temps et lutte contre la courbe de l’oubli. Cette combinaison complémentaire a permis une prestation de services des plus efficientes. Découvrez ci-dessous le témoignage d'un consortium dans le domaine de la formation.

  • Consortium entre laWEbox et le cabinet adiscos : le cabinet Adiscos a constaté qu’après une formation, plusieurs managers perdent l’engouement et trouvent difficile de mettre en pratique ce qui a été appris lors de la formation. C’est en ce sens que laWEbox a pu leur apporter cette notion d’ancrage des pratiques par l’asynchrone digital. Selon le cabinet Adiscos : “Ce nouveau service permet de donner une dimension plus concrète et pérenne aux formations managériales”. Découvrez en cliquant ici le témoignage d'un autre consortium et sa plus value pour les appels d'offres.

  • Consortium entre laWEbox et BPI group:  Il en est de même dans des parcours de transformation, souvent plus longs que les simples parcours de formation, qui accompagnent les plans stratégiques des entreprises. Ci-dessous, le retour d’expérience d’un consortium ayant remporté un appel d’offre d’animation de communauté managériale, comprenant laWEbox et BPI Group.

3- Quels sont les facteurs clé de succès pour qu’un consortium gagne un appel d’offres ? 

Voici un témoignage d’un groupement de 4 prestataires ayant remporté le 1er prix de l’innovation en formation managériale pour la DGA : https://www.lawebox.com/articles/8-pistes-pour-gagner-en-equipe 

Cet article nous résume en 8 points clés comment constituer un consortium qui gagne :

  • Créer du lien entre les acteurs du consortium pour instaurer un climat propice à la communication
  • Faire preuve de transparence, autrement clarifier ses intentions et ses attentes de chaque partie
  • Maximiser l’empathie en pensant consumer centric, pour obtenir une offre globale pertinente
  • Co-construire efficacement, soit comprendre, écouter et respecter les compétences et contributions de chacun
  • Maximiser les interactions, multiplier les occasions de contact pour créer un vrai esprit d’équipe
  • Être audacieux, c’est-à-dire prendre des risques pour se démarquer des concurrents
  • S’engager pleinement et ce pour chaque collaborateurs

Conclusion : comment réussir un appel d’offres ?

Lancer un appel d’offres requiert méthodologie et une bonne connaissance du sujet traité. Pour identifier les points clés à intégrer dans votre appel d’offres, vous pouvez sonder des prestataires de votre marché et leur demander les points clés qui doivent y figurer. Ils partageront avec vous les points de vigilances ou l’état de l’art sur des points techniques.

Vous avez un appel d’offre de formation ou de transformation à lancer ? Voici le lien vers des master class de laWEbox pour monter en compétences sur le sujet : www.laWEbox.com/dates

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