Feedback - Cette réunion sera un succès si…

Feedback – Cette réunion sera un succès si…

la WE box

Une des missions de la WE room invite à réfléchir sur les facteurs de succès d’une réunion. Voici la synthèse des contributions de manches précédentes.

En amont de la réunion :
si on peut permettre à chacun de se faire un avis sur l’utilité et le sens de la réunion
si on peut s’assurer que chaque participant a un a priori positif
si elle est préparée et que les invités sont bien choisis
si tout le monde a lu les documents au préalable
Au début de la réunion :
si on commence par un « Bonjour » et un sourire, et éventuellement une bonne citation, la blague du jour, un café ou un tour de table ludique pour détendre l’atmosphère. Voici quelques animations plébiscitées : trouver 2 points communs professionnels et personnels par binômes et les restituer au groupe, demander à son voisin ses hobbies, faire un exercice de respiration, raconter une anecdote personnelle, proposer un cri de ralliement : « ho hisse », se présenter en partageant son nom et sa spécialité locale préférée, se décrire par un adjectif commençant par la première lettre de son prénom,…
si on peut partager l’humeur du jour de chacun (ou demander si certains ont des contraintes nouvelles) et en tenir compte,
si on fait référence au succès attendu, à la target,
si on se pose tous ensemble la question « Cette réunion sera un succès si… » avec un tour de table des réponses de chacun
Pendant la réunion
si l’ordre du jour et le timing sont respectés,
si tout le monde est vraiment présent : pas de téléphone, chacun écoute l’autre,
la libre expression est encadrée avec bienveillance et chacun apporte sa contribution,
si l’animateur sait challenger les participants,
si on respecte le silence,
si on proscrit les ordinateurs allumés (sauf nécessité pour la réunion)
si on évoque des points positifs en lien avec l’objectif de la réunion,
si on peut concrètement visualiser l’objectif pendant la réunion pour focaliser le groupe
si on utilise la facilitation graphique : authentique, dynamique, et colorée
A la fin de la réunion
si tout le monde en ressort avec les idées claires, si on tranche sur les points essentiels et qu’un plan d’action est partagé,
si chacun ressort avec l’envie de s’impliquer davantage,
si chacun sait ce qu’il a à faire en sortant et pourquoi,
si elle a résolu en 1 heure les problèmes insolubles individuellement,
si on sait qui fera le compte rendu des décisions,
si on se félicite : « Notre travail collectif a permis d’atteindre les objectifs. »
on en mesure chacun le ROTI (Return On Time Invested), entre 1 (inutile) et 5 (Excellent).
Après la réunion :
si quelqu’un fait un compte-rendu un peu fun,
si on peut en mesurer les résultats,
si on s’organise pour apporter de quoi grignoter les prochaines fois